Il y a deux semaines, vous avez ouvert une agence de création de sites Web. La semaine dernière, vous avez commencé à définir votre agence en choisissant des clients, en établissant des lignes rouges et en écrivant votre argumentaire éclair.
Cette semaine, nous mettrons en place des solutions pratiques avant que les problèmes ne surviennent. Rappelez-vous une tâche par jour ; C’est un marathon, pas un sprint.
Jour 15 : Conditions d’utilisation
Au milieu de l’excitation entourant un nouveau projet, il est trop facile de sauter les préliminaires et de se mettre au travail. Avant de vous en rendre compte, vous êtes au milieu du travail et il est trop tard pour fixer des conditions.
Votre document de conditions de service est une déclaration formelle des conditions dans lesquelles vous acceptez de travailler. Ce document est mieux préparé par un professionnel du droit expérimenté dans votre juridiction, mais vous pouvez le rédiger vous-même avec quelques conseils. Heureusement, en tant qu’agence de conception web, vous ne fournissez pas de produits physiques, ce qui simplifie grandement le document.
Vous devez inclure une déclaration limitant votre responsabilité. Vous devez faire valoir vos droits de propriété intellectuelle. Malheureusement, vous devez également inclure des détails sur ce qui se passe lorsqu’un client ne paie pas une facture.
Rédigez le document dans un langage clair et convivial. N’utilisez pas de jargon marketing et n’essayez pas de dissimuler quoi que ce soit d’onéreux. Un bon client vous respectera pour être honnête de manière professionnelle.
Vos conditions de service doivent figurer sur votre site Web et être envoyées aux clients potentiels avec les devis. Je connais certaines personnes qui envoient leurs conditions dans le même PDF que le devis, afin que le client ne puisse pas les manquer.
Jour 16 : Gestion de projet
La gestion de projet est probablement la compétence la plus cruciale que vous devrez maîtriser. Le respect des délais, la génération de suffisamment de travail pour couvrir les factures et le fait de ne pas rester éveillé toute la nuit dépendent d’une gestion de projet efficace.
Un nombre énorme et croissant d’applications promettent de vous aider dans la gestion de projet. Ici, nous avons une liste de certains des meilleurs. Cependant, si vous disposez déjà d’un outil pour gérer votre travail avec lequel vous êtes à l’aise, envisagez de vous y tenir. Ne recourez pas à une application de notes ou à un stylo et du papier.
Rappel : l’organisation de vos journées de travail n’est pas facturable. Plus vous pouvez automatiser ce processus, mieux c’est.
Jour 17 : Devis et Factures
Jusqu’à présent, nous avons délibérément fait une chose par jour. Aujourd’hui nous allons en faire deux car ils sont très liés.
Il existe toutes sortes de documents commerciaux qui permettent d’échanger de l’argent entre entreprises, par exemple des bons de commande ou des notes de crédit. Pour une petite agence de conception de sites Web, vous en aurez besoin de deux : un document de devis et un document de facturation.
Les factures sont des documents qui demandent le paiement et fournissent des détails pour le paiement. Les devis sont des aperçus d’une facture attendue.
Certaines personnes aiment avoir un reçu qu’elles envoient pour accuser réception du paiement. Cependant, d’après mon expérience, l’envoi d’un e-mail manuscrit est préférable ; c’est une excellente occasion de personnaliser votre communication et de favoriser une bonne relation.
Il existe des exigences légales qui varient selon la juridiction, mais une facture comprend généralement : le nom de votre entreprise ; le numéro de facture : un code numérique incrémental ; votre code fiscal si vous en avez un ; son adresse; le délai de paiement du client : « Net 14 », ce qui signifie que le montant total dans les 14 jours est standard ; la date d’émission ; le nom et l’adresse du client; une liste des services fournis avec les frais pour chaque service et le total ; le total avant taxes ; le montant total de la taxe ; le total; et surtout une forme de paiement.
Le deuxième jour, il a contacté son service fiscal pour déterminer ses responsabilités. Vous pouvez ou non avoir à percevoir la taxe de vente ou la TVA. Incluez toujours le montant de la taxe sur votre facture, même si le total est de 0 $, afin qu’il soit clair si elle a été perçue ou non.
Un document de devis est pratiquement identique à une facture, sauf qu’il supprime les demandes de paiement. Vous devez également ajouter une note indiquant la durée de validité du devis : 3 mois est la norme.
De nombreux services créeront ces documents pour vous dans le cadre d’un système comptable. Par exemple, Xero, FreshBooks ou Bloom. Même PayPal vous permettra d’envoyer des factures. Si vous préférez, vous pouvez créer vos propres devis et factures et les envoyer au format PDF. Cette option est la meilleure si vous voulez un contrôle total sur la mise en page de vos documents, mais cela prendra plus de temps et il est extrêmement facile de faire une erreur.
Jour 18 : Réseaux Sociaux
Commencez dès aujourd’hui en recherchant des comptes de médias sociaux. Regardez la liste des accords cibles que vous avez conclus le huitième jour ; Quel canal de médias sociaux utilisent-ils le plus ? Par exemple, si le créneau que vous avez choisi le troisième jour est celui des restaurants, ils utilisent probablement Instagram. Si vous choisissez des communautés de retraités, elles utilisent probablement Facebook.
Une fois que vous avez une image claire de vos canaux clients, choisissez-en un (oui, 1) et créez un compte.
Les médias sociaux prennent du temps et offrent un retour sur investissement considérablement inférieur à ce à quoi vous pourriez vous attendre. Alors, choisissez un service que vos clients potentiels utilisent et commencez à créer votre profil. Il vaut bien mieux passer votre temps et vos efforts là où vos clients vous remarqueront que de vous éparpiller trop.
Jour 19 : Domaine et hébergement
C’est une autre journée à deux tâches. Nous les avons regroupés car les domaines et l’hébergement sont souvent loués ensemble.
Le neuvième jour, vous avez sélectionné votre pile technologique. Vous allez construire votre propre site avec la technologie que vous proposez aux clients, il est donc important de vous assurer que votre hébergement le permet. Si vous avez l’intention de développer avec WordPress, vous avez besoin d’un hébergement WordPress. Si vous avez l’intention de construire avec Wix, vous avez besoin d’un compte Wix. Si vous envisagez de proposer n’importe quel type d’application Web, vous avez probablement besoin de Netlify.
Quoi que vous choisissiez, choisissez quelque chose qui convient à votre pile technologique. La seule exception est si vous envisagez de vous spécialiser dans un service de niche comme Shopify, ce qui est totalement inapproprié pour un portefeuille d’agences.
Il y a des débats sans fin sur la question de savoir si vous devez ou non enregistrer un domaine auprès de la même société qui héberge votre site. Tout le monde semble connaître quelqu’un qui connaît quelqu’un qui a enregistré un domaine, puis quelque chose d’improbable s’est produit qui leur a fait perdre le domaine qui ne se serait pas produit s’ils l’avaient hébergé séparément.
De retour dans le monde réel, la simplicité est un cadeau que l’on s’offre. Choisissez une entreprise réputée, enregistrez un bon domaine, hébergez au même endroit et laissez leur support résoudre votre DNS pour vous ; De nombreux bons hébergeurs vous offriront même une location de domaine gratuite pendant un an pour vous inciter à prendre leur hébergement.
Un bon hébergement est fiable, avec beaucoup d’espace pour se développer. S’il peut aussi être bon marché, c’est un plus. Il est courant de commencer avec un hébergement partagé bas de gamme et de passer à un VPS (serveur privé virtuel) à un moment donné dans le futur.
Jour 20 : E-mail
Malgré la croissance massive des applications de messagerie au cours de la dernière décennie, le courrier électronique reste leur outil commercial le plus important.
Selon l’hébergement que vous avez configuré hier, les boîtes de réception des e-mails peuvent avoir été incluses. Sinon, vous devrez configurer un fournisseur de messagerie distinct.
Vous aurez besoin d’une adresse e-mail générale. Traditionnellement, cela a été [email protected]mais [email protected], [email protected], [email protected]Oui [email protected] ils sont un peu plus sympathiques.
Vous avez besoin d’une adresse e-mail personnelle qui vous est propre. Par exemple, j’utilise [email protected]
Vous avez également besoin d’un compte séparé pour les finances que vous pouvez utiliser pour la facturation et des services comme Stripe et PayPal. [email protected] Soit [email protected] ils vont bien.
Enfin, vous devrez configurer un redirecteur d’e-mails général pour toutes les fois où les gens devineront votre e-mail, l’écriront mal ou supposeront que vous avez utilisé [email protected] Transférez ces e-mails à votre adresse générale.
Une fois cela fait, configurez une signature électronique pour chaque compte. Incluez votre logo, vos coordonnées et l’adresse de réseau social que vous avez configurée il y a quelques jours.
Enfin, mettez à jour votre adresse e-mail avec votre société d’hébergement, votre compte de réseau social et vos comptes professionnels.
Jour 21 : Repos
C’est tout pour cette semaine. Alors éteignez votre machine, sortez, faites du vélo, faites une randonnée, apprenez à faire de la planche à roulettes et détendez-vous avec votre famille et vos amis.
Nous approchons de la fin de ce processus et la semaine prochaine sera chargée, alors faites tout ce que vous pouvez pour recharger vos batteries.
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